#Psikologi Manajemen II

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Definisi Pengorganisasian

Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokkan kegiatan –kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Manajemen sangat berhubungan erat dengan organisasi sebagai suatu wadah atau tempat manajemen itu akan berperan aktif. Organisasi tanpa

manajemen yang baik akan mengakibatkan rutinitas organisasi tidak dapat

bertahan lama. Untuk lebih jelas, dalam hal ini beberapa definisi yang menjadi

titik tolak dalam uraian-uraian selanjutnya, yakni:

1) Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri

atas dua orang atau lebih dan yang relatif terus-menerus guna mencapai satu

atau serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Judge, 2008:5).

2) Organisasi adalah suatu wadah yang dibentuk untuk mencapai tujuan bersama

secara efektif (Wibowo, 2007:1).

3) Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan

terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai

tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja (Hasibuan,

2004:120).

definisi organisasi yaitu suatu  wadah yang terdiri dari kumpulan orang yang terikat dengan hubungan-hubungan formal dalam rangkaian terstruktur untuk mencapai tujuan bersama secara efektif.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

Menggabungkan semua orang yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa

kegiatan terkait menjadi satu bagian. Sebagai contoh sebuah organisasi dibagi

berdasarkan fungsi bila mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan

penjualan yang secara terpisah.

Struktur organisasi ini mempunyai kelebihan-kelebihan sebagai berikut:

1. Cocok bagi lingkungan stabil.

2. Menunjang pengembangan keahlian.           

3. Memberi kesempatan bagi para spesialis.

4. Hanya memerlukan koordinasi minimal

5. Hanya memerlukan keperluan antar pribadi yang kecil

B. Actuating Manajemen

1. Definisi actuating

Actuating adalah merupakan usaha menggerakan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai suatu sasaran. Menurut Siagan, keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya, tujuan organisasi yang efektif , efisien dan ekonomis.  

2. Pentingnya actuating

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a. merasa yakin akan mampu mengerjakan

b. yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya

c. tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas yang lain yang lebih penting atau mendesak

d. tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan

e. hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis

3. Prinsip actuating

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektid serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1. prinsip mengarah kepada tujuan

2. prinsip keharmonisasian dengan tujuan

3. prinsip kesatuan komando

Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas. Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

a. orientasi
merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b. perintah
merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukn atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu

c. delegasi wewenang

dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.

 

C. Mengendalikan fungsi manajemen

1. definisi controlling

Pengendalian adalah fungsi terakhir dari proses manajemen, pengendalian sangat menentukan pelaksanaan dari proses manajemen maka dari itu pengendalian harus di lakukun dengan sebaik-baiknya.

2. Kontrol sebagai proses manajemen

Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.

Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan

Ada banyak pengertian fungsi controlling menurut beberapa pakar, di antaranya:

· Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen. Adalah pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Controlling sangat penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

· Menurut George R. Terry, pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

· Menurut Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.

Dari pengertian diatas dapat dinyatakan ada hubungan Antara controlling dan perencanaan. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan.

Empat elemen dasar dalam sistem kontrol :

1. Karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol
2.  Sensor
3. Komparator
4. Aktivator

Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem.

1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur. Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.

2. Sensor, merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.

3. Komparator, menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

4. Aktivator, adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :

Ø Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

Ø Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

Ø Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

3. Tipe-tipe kontrol

Ada tiga tipe pengawasan (controlling), yaitu :

1. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau  tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

D. Motivasi

1. definisi motivasi

Motivasi dapat dipandang sebagai satu ciri yang ada pada calon tenaga kerja ketika diterima masuk bekerja di perusahaan, dibawa masuk oleh tenaga kerja. Motivasi adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu.

2. teori-teori motivasi

a. teori kebutuhan

ada empat teori kebutuhan, yaitu :

1). Teori hierarki kebutuhan maslow

Tidak ada perbedaan struktur kebutuhan karyawan antara dua etnik , susunan kepentingan dari setiap kebutuhan menurut teori Maslow tersebut adalah sama. Faktor gaji sebagai kebutuhan fisik yang tinggi diikuti oleh kebutuhan rasa aman dan hubungan sosial di antara teman kerja yang baik, selanjutnya diikuti pula dengan adanya rasa harga diri atau pengakuan kerja dan aktualisasi diri dalam hubungannya dengan pencapaian kepuasan kerja dan kepuasan pribadi disertai juga dengan prestasi kerja yang tinggi.

2). Teori E.R.G. Alderfer

Menunjukan bahwa adanya perbedaan secara signifikan dalam kebutuhan kerja kecuali kebutuhan pertumbuhan (growth). Karena teori ini mendapati bahwa tidak setegas yang diungkapkan oleh teori hierarki maslow.

3). Teori dua faktor herzberg

Melalui teori motivasi mereka mengatakan bahwa teori hygiene dan motivator menunjukan bagaimana kepuasan dan produktivitas tersebut berhubungan erat. Menurut mereka faktor-faktor yang membawa kepuasan adalah beberapa dari faktor-faktor yang membawa ketidakpuasan. Mereka menambahkan pula bahwa hanya faktor-faktor yang berhubungan dengan kepuasan kerja saja yang berhubungan dengan produktivitas kerja secara terus-menerus.

4.) Teori kebutuhan berperestasi McClelland

Merupakan perintis awal dimana dia menunjukkan bahwa kebutuhan untuk menggali informasi yang ada di dalam diri individu dapat diukur dengan cara mengungkap apa yang mereka rasakan dalam situasi terkontrol. Caranya adalah menggunakan alat ukur kepribadian yang berbentuk tes proyeksi lazim disebut sebagai TAT.

b. Teori Harapan

dalam teori ini terdapat 3 teori, yaitu :

1). Teori jalur harapan

Teori jalur tujuan ini  mempunyai kesamaan dengan teori keadilan yang mendasarkan diri pada institusi yang solid. Hasil-hasil penelitian yang menggunakan jalur tujuan ini memberi deskripsi tentang kemungkinan yang memberi manfaat yang potensial terhadap perkembangan dan kemajuan suatu organisasi.

2). Teori Valance-Instrumentality-Expectancy (VIE)

Penelitian tentang pengaruh motivasi terhadap prestasi kerja oleh Lawler (1966). Tujuan untuk mengetahui tentang pengaruh ganjaran dan prestasi (instrumentality) dan kemampuan berusaha terhadap prestasi. Hubungan antara prestasi, ganjaran, dan nilai produktivitas kerja ini dapat dilihat dari teori motivasi Valence-Instrumentality dan Expectancy (VIE). Teori ini menyarankan bahwa motivasi merupakan hasil dari tiga hubungan tersebut (Bacon, 1986), yaitu :

1. harapan seseorang berusaha untuk memperoleh prestasi yang tinggi

2. prestasi akan memperoleh ganjaran

3. nilai yang diperoleh dari ganjaran yang telah diterima

3). Teori Porter & Lawler

Mendapati bahwa uang merupakan faktor kebutuhan yang paling penting diberikan sebagai titik tolak untuk meningkatkan motvasi kerja, mengurangi ketidakpuasan kerja dan meningkatkan produktivitas kerja.

c. Teori Keadilan

menunjukan bahwa ganjaran yang bersifat kedisiplinan positif akan meningkatkan motivasi, kepuasan dan rasa keadilan. Sebaliknya bila ganjaran diberikan dalam bentuk hukuman yang tidak tepat akan mengakibatkan motivasi kerja dan kepuasan kerja menjadi rendah dan dapat menimbulkan rasa ketidakadilan.

3. definisi motivasi kerja

Sekelompok kebutuhan yang belum dipuaskan menciptakan suatu ketegangan yang menimbulkan dorongan-dorongan untuk melakukan serangkaian kegiatan (berperilaku mencari) untuk menemukan dan mencapai tujuan-tujuan khusus yang akan memuaskan sekelompok kebutuhan tadi yang berakibat berkurangnya ketegangan. Pada tahap ‘dorongan-dorongan’ dan tahap ‘melakukan kegiatan’ individu berada dalam situasi pilihan  : tujuan-tujuan apa saja yang ingin dan diperkirakan dapat dicapai, yang diharapkan akan memenuhi kelompok kebutuhan apa saja.

A. Definisi Kepuasan Kerja

Handoko dan Asa'ad menjelaskan bahwa kepuasan kerja merupakan penilaian atau cerminan dari perasaan pekerja terhadap pekerjaannya. Hal ini tampak dalam sikap positif pekerja terhadap pekerjaanya dan segala seusatu yang dihadapi lingkungan kerjanya, Dampak kepuasan kerja perlu dipantau dengan mengaitkannya pada outout yang dihasilkannya.

B. Aspek-Aspek Kepuasaan Kerja

Lima aspek yang terdapat dalam kepuasan kerja, yaitu

1. Pekerjaan itu sendiri (Work It self)

Setiap pekerjaan memerlukan suatu keterampilan tertentu sesuai dengan bidang nya masing-masing. Sukar tidaknya suatu pekerjaan serta perasaan seseorang bahwa keahliannya dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut, akan meningkatkan atau mengurangi kepuasan kerja.

2. Atasan (Supervisior)

Atasan yang baik berarti mau menghargai pekerjaan bawahannya. Bagi bawahan, atasan bisa dianggap sebagai figur ayah/ibu/teman dan sekaligus atasannya.

3. Teman sekerja (Workers)

Merupakan faktor yang berhubungan dengan hubungan antara pegawai dengan atasannya dan dengan pegawai lain, baik yang sama maupun yang berbeda jenis pekerjaannya.

4. Promosi (Promotion)

Merupakan faktor yang berhubungan dengan ada tidaknya kesempatan untuk memperoleh peningkatan karir selama bekerja.

5. Gaji/Upah (Pay)

Merupakan faktor pemenuhan kebutuhan hidup pegawai yang dianggap layak atau tidak.

C. Faktor-Faktor Penentu Kepuasan Kerja

1. Faktor Kepuasan Finansial, yaitu terpenuhinya keinginan karyawan terhadap kebutuhan finansial yang diterimanya untuk memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari sehingga kepuasan kerja bagi karyawan dapat terpenuhi. Hal ini meliputi; system dan besarnya gaji, jaminan sosial, macam-macam tunjangan, fasilitas yang diberikan serta promosi.
2. Faktor Kepuasan Fisik, yaitu faktor yang berhubungan dengan kondisi fisik lingkungan kerja dan kondisi fisik karyawan. Hal ini meliputi; jenis pekerjaan, pengaturan waktu kerja dan istirahat, perlengkapan kerja, keadaan ruangan/suhu, penerangan, pertukaran udara, kondisi kesehatan karyawan dan umur.
3. Faktor Kepuasan Sosial, yaitu faktor yang berhubungan dengan interaksi sosial baik antara sesama karyawan, dengan atasannya maupun karyawan yang berbeda jenis pekerjaannya. Hal ini meliputi; rekan kerja yang kompak, pimpinan yang adil dan bijaksana, serta pengarahan dan perintah yang wajar.
4. Faktor Kepuasan Psikologi, yaitu faktor yang berhubungan dengan kejiwaan karyawan. Hal ini meliputi; minat, ketentraman dalam bekerja, sikap terhadap kerja, bakat dan keterampilan.

Contoh Kasus :

Hilangnya Motivasi Kerja

Disebuah perusahaan multinasional yang sangat maju bergerak dalam bidang produksi segala macam makanan dan mempunyai banyak karyawan serta para pemimpinnya merupakan manajer-manajer yang sangat handal. Setiap manajer mempunyai beberapa bawahan yang bekerja sesuai dengan departemen masing-masing. Paling tidak ada seorang manajer pabrik yang memimpin delapan orang manajer yang bekerja di perusahaan tersebut, yaitu manajer produksi, manajer pengendalian mutu produksi, manajer pemasaran, manajer personalia, manajer hrd, manajer keuangan, manajer akuntansi, dan manajer humas.

Nama manajer pabrik dikenal dengan sebutan godam, kemudian nama-nama para manajer yang memimpin setiap departemen berturut-turut, yaitu : manajer produksi adalah romanza, manajer multi produksi disebut saja grogerio, manajer pemasaran dikenal dengan sebutan tamara, manajer personalia adalah boma, manajer hrd lebih terkenal dengan nama rozalinda, manajer keuangan dikenal dengan cuter, manajer akuntansi disapa dengan nama borsalino dan yang terakhir manajer humas yaitu brando.

Para manajer tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam memimpin para staf dan bawahannya. Dalam bekerja, mereka selalu menunjukkan kejujuran, kerja sama, dedikasi, loyalitas dan komitmen yang tinggi untuk memajukan perusahaan. Mereka sering kali memberi dukungan dan motivasi kerja kepada karyawan bawahannya agar selalu dapat memberikan yang terbaik bagi perusahaannya. Selama beberapa tahun perusahaan tersebut telah membuktikan diri dapat melakukan kompetisi dengan perusahaan sejenis secara memuaskan dan usaha pengembangan dan kemajuan yang sejenis secara memuasakan, dan usaha pengembangan serta kemajuan yang dilakukan oleh manajer bersama para staf dan bawahannya telah terbukti menunjukan produktivitas dan prestasi kerja yang sangat memuaskan disemua departemen.

Namun selama satu bulan terakhir ini, situasi dan kondisi perusahaan mengalami berbagai perubahan kebijakan dan sistem pemberian ganjaran baik yang berupa kebutuhan fisiologi, sosial maupun psikologi yang dilakukan oleh para direksi perusahaan. Para manajer mencoba memahami segala perubahan  kebijakan dan sistem yang dilakukan oleh para direksi perusahaan. Dengan harapan bahwa perubahan kebijakan dan sistem ini tidak memengaruhi para staf manajerial dan bawahan mereka di masing-masing dapartemen. Hasil sosialisasi dari perubahan kebijakan dan sistem tersebut menunjukan perubahan tingkah laku secara drastis diantara staf manajerial dan para bawahan. Sebagian besar dari mereka mulai kehilangan semangat dan motivasi kerja seta berakibat cukup serius bagi eksistensi perusahaan makanan tersebut. Produktivitas dan prestasi kerja di antara staf manajerial dan para karyawan mulai menunjukan penurunan yang dramatis.

Analisis :
Didalam kasus ini terdapat empat teori yang terkait didalamnya, diantaranya adalah : teori hierarki kebutuhan Maslow, teori ERG Alderfer, teori dua faktor herzberg, dan teori kebutuhan berprestasi McClelland.


SUMBER :

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/29304/4/Chapter%20II.pdf

http://www.slideshare.net/nurhidayatiyat/actuating-39750881

http://www.slideshare.net/muhamadnursalim123/11-fungsi-penggerakan-actuating-36224084

http://id.scribd.com/doc/244100639/Definisi-Actuating-Manajemen

http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=50968

http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/03/12/fungsi-controlling-dalam-manajemen-638047.html

Wijono, Sutarto. 2011. Psikologi Industri Dan Organisasi. Jakarta: Media GrafikaMunandar, Ashar Sunyoto. 2008. Psikologi Industri Dan Organisasi. Jakarta: Universitas IndonesiaWaluyo, Minto. 2013. Psikologi Industri. Jakarta: Akademia Permata